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Virtuelle Teams arbeiten weiträumig geografisch verteilt

Virtuelle Teams lassen sich mit Blick in den Duden als ein ‘nicht in Wirklichkeit vorhandenes, aber dennoch echt erscheinendes Team beschreiben. Da wir diese immer häufiger praktizierte Art der Zusammenarbeit selbst leben und in unseren Trainings und Workshops rund um virtuelle Teams eben diese Realität mit unseren Teilnehmern individuell gestalten, versuchen wir uns an dieser Stelle an einer eigenen knackigen Beschreibung.

Virtuelle Teams sind im Gegensatz zu einem Präsenzteam oder auch sogenannten stationären Team auf mehrere Standorte verteilt. Der Spannweite der Standortverteilgung sind hier dank moderner Informations- und Kommunikaitionstechnologien keine Grenzen gesetzt. Regional können Sales Representatives ein virtuelles Team bilden, gleichermaßen gibt es aber auch global verteilte Teams, in dem die Teammitglieder eine komplexe strategische Tätigkeit ausüben und individuell mehrere Funktionen innehaben.

Virtuelle Teams können sich aus mehrsprachigen, multikulturellen Teammitgliedern zusammensetzen

Mit der geographisch weiträumigen Verteilung der Teammitglieder kann eine kulturelle Diversität einhergehen. Das bedeutet, dass die Teammitglieder aus unterschiedlichen Regionen eines Landes kommen können. Auch dort gilt es sensibilisiert zu sein und unterschiedlichen Kommunikationsformen und Arbeitsstilen Aufmerksamkeit für das Gelingen der Zusammenarbeit auf Distanz zu schenken. Das Team kann sich – und das mag der häufigere Fall sein – aus Personengruppen mit unterschiedlichen kulturellen Hintergründen und somit unterschiedlichen Sprachen, die in das virtuelle Team eingebracht werden, zusammensetzen. In diesem Fall sprechen wir von internationalen Teams, bei denen die Verteilung sich auf verschiedene Kontinente erstrecken kann.

Virtuelle Teams können über mehrere Zeitzonen verteilt sein

Sind wir beim internationalen Team angelangt ist es nur noch ein kurzer Schritt zu erkennen, dass die Teammitglieder in unterschiedlichen Zeitzonen leben und arbeiten. Daraus ergibt sich einer erhöhter Koordinationsbedarf von Terminen und die faire und variierende Belastung der Teammitglieder gegebenenfalls ein virtuelles Meeting in den späten Abendstunden wahrzunehmen, um so das ganze Team synchron zu erreichen.

Virtuelle Teams nutzen intensiv moderne Informations- und Kommunikationstechnologie

Technologiegestützte Kommunikation und Zusammenarbeit lässt den Austausch zwischen den Teammitgliedern eines virtuellen Teams überhaupt erst stattfinden. Für das virtuelle Meeting wird eine webbasierte Meetingsoftware eingesetzt, für die gemeinsame Projektdokumentation wird ein Sharepoint genutzt und in der eins-zu-eins Kommunikation ist die gute alte Email nach wie vor das vorherrschende Kommunikationsmedium. Chat und Messenger untertstützen den Smalltalk und gegen Raum für Informelles, um den Social Glue zwischen den Teammitgliedern herzustellen und auf räumlichhe Distanz die gefühlte Distanz abzubauen.

Das Ziel von Diversity Management lässt sich recht einfach beschreiben. Kurzum ist es die wirtschaftliche Nutzbarmachung von kultureller und personeller Vielfalt der Mitarbeiter eines Unternehmens durch Wertschätzung und gezielte Förderung. Vielfalt liegt in der Beschäftigung von Menschen mit Migrationshintergrund, Frauen, Behinderten und Älteren. Mit Diversity Management wird somit die demografische Vielfalt des unternehmerischen Geschäftsfeldes reflektiert.

Dazu gilt es zunächst ein genaues Bild des Geschäftsfeldes mit seinen Absatzmärkten, Kundengruppen, Produkten, Dienstleistungen, Lieferanten und anderen Geschäftspartnern auf der Mikroebene zu haben. Werden die Kundengruppen älter und kulturell heterogener? Wird das Produkt überwiegend von jungen Frauen nachgefragt? Werden bei den Lieferanten Menschen mit Behinderungen beschäftigt und setzt sich dies in der eigenen Organisation fort?

Auf der Makroebene stellen die Globalisierung von Warenströmen, die Internationalisierung von Wirtschaftsbeziehungen, Mergers & Acquisitions sowie der Wettbewerb um Marktanteile und hochqualifizierte Arbeitskräfte die Rahmenbedingungen für Diversity Management dar. Entlang dieser Prozesse und Entwicklungen bestehen vielfältiges lokales Wissen und spezifische Expertise das Mitarbeiter einbringen. Mit dem Zugang zu Informationen und Hintergründen durch die Informations- und Kommunikationstechnologien besteht die Gefahr, dass eine kulturelle oder personelle Homogenität insbesondere am ‘Point of Sale’ oder auch an Unternehmenshauptstandorten als nicht mehr zeitgemäß bzw. nicht authentisch erscheint. In der Folge kommt es zu einer negativen Außenwahrnehmung des Unternehmens, was in wettbewerbsintensiven Märkten zu Umsatzeinbrüchen führen kann. Unternehmen die eine konsistente Corporate Social Responsability- Strategie eingeführt haben, sind auch im Diversity Management sensibilisiert und nutzen die Chancen und Vorteile der Beschäftigung einer heterogenen Belegschaft.

Was sind auf ein paar Punkte zusammengefasst die markantesten Vorteile des Diversity Management?

Mit Diversity Management steigt die Entwicklungsfähigkeit einer Organisation. In der Anerkennung jedes einzelnen Mitarbeiters und dem Respekt vor seiner kulturellen bzw. personellen Besonderheit trainieren Unternehmen ihre Wahrnehmung, pflegen eine Vielfältigkeit wiederspiegelnde Form der Kommunikation und Zusammenarbeit und lassen vielperspektivische Deutungen zu. Gehen Entwicklungen in eine negative Richtung sind sie tendenziell in der Lage dieses schneller wahrzunehmen, zu artikulieren, gemeinsame Handlungsstrategien zu entwickeln und diese offen zu deuten und zu bewerten. In kleiner Dimension heißt dies, dass Teambuilding vor dem Hintergrund dieser offenen und entwicklungsfähigen Organisationskultur vereinfacht wird. In eine größerere Dimension übertragen bedeutet dies, dass Kulturwandel auf Unternehmensebene auf geringere Widerstände treffen kann.

Mit Diversity Management steigt die Fähigkeit zu Collaboration & Innovation bei der Belegschaft. Teams werden immer heterogener zusammengesetzt. Wir nennen sie multikulturelle Teams, internationale Teams oder bei standortübergreifendem Charakter ‘virtuelle Teams. Sie sind in gesteigertem Maße in der Lage aus verschiedenen Blickwinkeln an einer Problemlösung zu arbeiten und so nachhaltigere Ergebnisse als homogene Teams zu erzielen. Um dies zu erreichen besteht die Herausforderung im passenden Kompetenzmix der Teammitglieder.

Diversity Management ermöglicht schließlich auch unternehmerisches Wachstum. Der Zugang zu neuen Märkten aber auch das Bestehen in sich verändernden Märkten fordert eine vielfältige Belegschaft, die die Zusammensetzung der Marktteilnehmer wiederspiegelt sowie das Wissen besitzt diese Märkte zu erschließen und zu bewirtschaften.

Microtrainings sind ein innovatives Lernformat, in dem Präsenztraining und anschließende Onlinesequenz auf einer mobilen Lernplattform kombiniert werden (Blended-Learning).

Mit diesem Lernformat werden die häufig von Teilnehmern als Druckbetankung empfundene Wissensvermittlung in Standardseminaren durch nachhaltiges Lernen ersetzt und geringe Zeit- und Finanzressourcen benötigt.

Microtrainings eignen sich für Unternehmen, die Wert auf zeitgemäße Weiterbildung legen und ihre Mitarbeiter für eine globalisierte und digitalisierte Welt fit machen wollen. Das Wichtigste ist ihnen Handlungsfähigkeit und Praxisdenken.

Ilvy ist zertifizierter Microtrainer und führt Microtrainings zu folgenden Themen durch:

• Virtuelle Meetings gestalten und moderieren
• Digitale Präsentationstechniken – Einsatz von interaktiven pdf und collaborative documents
• Moderne Mitarbeiterführung auf Distanz
• Agile Methoden standortübergreifend und digital einsetzen
• Effektive Kommunikationstechniken in der standortübergreifenden Zusammenarbeit

Je tiefer eine Veränderung in das Unternehmen hineingeht, desto länger der beanspruchte Zeitraum und vielfältiger die Begleitformate im Sinne der Nachhaltigkeit und Zielgruppenadressierung. In diesem Zusammenhang bedeutet Tiefe nicht das gründliche Schulen von erwünschten Fähigkeiten und Verhalten, sondern das Ansetzen auf verborgenen Ebenen, die vielfach erst in die bewusste Wahrnehmung der Mitarbeiter gebracht und somit sichtbar sowie diskursiv verhandelbar gemacht werden.

Werte, Glaubenssätze und Identität sind die konstituierenden Elemente von Unternehmenskultur, die wiederum in der Art und Weise der Führung, der Zusammenarbeit und der Kommunikation erst greifbar wird.

Veränderungsprozesse auf der Führungsebene (Leadership) sind dabei meist noch Beratung und Coaching. Langsam werden bewusst auch in vertikaler Linie funktionenübergreifende Begleitformate wie Workshops zu Network Thinking, Innovation, sowie Teambuilding und -entwicklung eingesetzt, um im Sinne der Nachhaltigkeit z. B. starre Strukturen zugunsten von Flexibilität und Anpassungsfähigkeit aufzulösen.

Auf der Mitarbeiterebene (People) sind Workshops, Großgruppenmoderation und Kompetenztrainings, aber zunehmend auch Teamcoachingsequenzen zielführende Begleitformate in Transformationsprozessen.

ilvy begleitet Transformationsprozesse in diesen Bereichen:
– Kulturwandel (Digitale Transformation)
– Innovation & Culture
– Teambuilding & -entwicklung